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隨著科技的發(fā)展和辦公方式的變革，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)采用了OA辦公系統(tǒng)。而OA系統(tǒng)的管理工作又主要借助于數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)，因此如何設(shè)計(jì)一個高效的OA崗位數(shù)據(jù)庫顯得尤為重要。
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一、OA崗位數(shù)據(jù)庫管理的必要性
OA崗位數(shù)據(jù)庫是一個企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)人力資源管理，行政管理、績效管理和工作管理的重要工具。在企業(yè)運(yùn)營過程中，崗位數(shù)據(jù)庫的目的是提供員工在組織內(nèi)具體崗位職責(zé)的信息，對于領(lǐng)導(dǎo)來說可以查閱部門的人員及其目前的職位和業(yè)務(wù)狀況，對于管理者來說，可以了解部門人員的工作量和工作效果等情況，為員工的晉升調(diào)整、招聘和薪酬管理提供重要參考依據(jù)，同時也能夠?yàn)槠髽I(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃提供決策依據(jù)。
二、OA崗位數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方案
1、功能模塊設(shè)計(jì)
OA崗位數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中重要的一環(huán)就是功能模塊設(shè)計(jì)。功能模塊的設(shè)計(jì)主要應(yīng)考慮到企業(yè)現(xiàn)有的流程，包括用戶管理、權(quán)限管理、崗位表管理、員工信息管理、招聘人員管理、考勤管理和離職信息管理等，可以在之后的系統(tǒng)維護(hù)以及日常使用中為用戶提供方便快捷的操作。
（1）用戶管理：根據(jù)員工工號管理用戶，實(shí)現(xiàn)用戶登錄系統(tǒng)的權(quán)限控制。
（2）權(quán)限管理：根據(jù)員工工號開啟相應(yīng)的權(quán)限，如查看崗位信息、查看人員信息、查看考勤信息等權(quán)限。
（3）崗位表管理：建立崗位名稱、崗位職責(zé)、崗位要求、工作時間、薪酬、工作地點(diǎn)等參數(shù)打造完整的崗位表。
（4）員工信息管理：管理員工基本信息，如姓名、性別、出生年月、工號、學(xué)歷、籍貫、聯(lián)系方式等。
（5）招聘人員管理：從招聘需求、面試記錄、錄用記錄、試用期及轉(zhuǎn)正等時間節(jié)點(diǎn)對新人進(jìn)行信息管理。
（6）考勤管理：建立考勤規(guī)則，增加記錄的準(zhǔn)確性、方便審批、審核等流程。
（7）離職信息管理：記錄離職員工的公司內(nèi)部需要處理的相關(guān)事宜。
2、數(shù)據(jù)庫表設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)是系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)。OA崗位數(shù)據(jù)庫的表格設(shè)計(jì)應(yīng)該包括崗位表、員工表、部門表以及權(quán)限表等。
（1）崗位表：崗位表是OA的核心，建立崗位表的關(guān)鍵要素為崗位編號、崗位名稱、崗位職責(zé)、職責(zé)要求等參數(shù)。
（2）員工表：員工表是員工信息的主要存儲載體，包括員工編號、姓名、性別、部門、聯(lián)系方式，崗位等參數(shù)。
（3）部門表：部門表是組織架構(gòu)的核心模塊，包括部門編號、組織結(jié)構(gòu)、上級部門等參數(shù)。
（4）權(quán)限表：權(quán)限表是根據(jù)員工工號與OA系統(tǒng)連接的關(guān)鍵核心點(diǎn)，存儲的數(shù)據(jù)涉及員工工號、密碼、角色等信息。
三、OA崗位數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方案的可行性
在設(shè)計(jì)之前，我們需要考慮的是OA崗位數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方案的可行性，即在使用過程中，是否能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理、快速操作和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
通過以上設(shè)計(jì)方案，可行性顯然很高。該方案在功能模塊設(shè)計(jì)上實(shí)現(xiàn)了工作流程管理，可以為管理員實(shí)現(xiàn)快速操作提供保障；數(shù)據(jù)庫表設(shè)計(jì)上增加了相應(yīng)字段，提高了數(shù)據(jù)可操作性和靈活性，并且考慮到了數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)緩存、數(shù)據(jù)同步等問題，在架構(gòu)上實(shí)現(xiàn)更加高效的安全保障；在方案實(shí)現(xiàn)過程中，可以根據(jù)需求對原方案進(jìn)行完善和調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)OA崗位數(shù)據(jù)庫的高效管理和強(qiáng)大應(yīng)用。
四、
OA崗位數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的重要模塊，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展、管理和生產(chǎn)效率等重要因素。設(shè)計(jì)高效的OA崗位數(shù)據(jù)庫可以為企業(yè)提供人才管理和發(fā)展戰(zhàn)略決策等重要依據(jù)，同時通過設(shè)計(jì)方案的可行性檢驗(yàn)，我們可以更好地發(fā)揮OA崗位數(shù)據(jù)庫的效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效管理和快速發(fā)展。
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OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則
隨著信息化建設(shè)受到越來越多企業(yè)的重視，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用也日漸普及起來。同時，用戶對OA辦公系統(tǒng)的要求也在不斷提升。如何讓OA辦公系統(tǒng)滿足廣大用戶的需求，這是一個需要所有廠商共同思考的問題。OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則由此也愈受關(guān)注。國內(nèi)OA辦公系統(tǒng)廠商也在多年成功實(shí)踐中總結(jié)出來了OA辦公系統(tǒng)的九大設(shè)計(jì)原則：
1.整體性
系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)能有效的實(shí)現(xiàn)后臺一體化管理，前端滿足用戶個性化需求，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化程度高。
2.先進(jìn)性
軟件采用的技術(shù)，將在相當(dāng)長的時間內(nèi)保證技術(shù)的發(fā)展能力，應(yīng)具有良好便捷的升級能力，選用的硬件設(shè)備及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品、應(yīng)用軟件均具有先進(jìn)性及成熟的技術(shù)與產(chǎn)品。
3.規(guī)范性
遵循統(tǒng)一的國家規(guī)范公文格式和交換接口標(biāo)準(zhǔn)。
4.高效性
系統(tǒng)提供對各類事務(wù)處理的高效性。使對大容量數(shù)據(jù)的查詢和更新等操作也在較短的時間內(nèi)迅速完成。對于大數(shù)據(jù)量的處理，也能高效地完成。
5.安全可靠性
采用最成熟和應(yīng)用最廣泛的技術(shù)平臺，支持身份認(rèn)證技術(shù)、安全加密技術(shù)；數(shù)據(jù)在傳輸過程和數(shù)據(jù)庫中采用高加密技術(shù)，保證數(shù)據(jù)的安全性。分不同的角色控制信息數(shù)據(jù)，采用橫向和縱向結(jié)合的矩陣權(quán)限控制模式，保證企業(yè)的各種信息安全。
6.擴(kuò)展性
由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展十分迅速，應(yīng)用環(huán)境，系統(tǒng)硬件及系統(tǒng)軟件都會不可避免將被更新，系統(tǒng)的可擴(kuò)充性及版本的兼容性，直接影響著應(yīng)用系統(tǒng)和用戶需求的發(fā)展和功能的提升。因此，OA系統(tǒng)十分重視擴(kuò)展性，能很容易地適應(yīng)調(diào)整，擴(kuò)充和刪減；另一方面，它還具有與其它系統(tǒng)的接口能力，利用各系統(tǒng)功能之長，進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ)。
7.適應(yīng)性和靈活性
在日常工作中，不可避免地需要進(jìn)行機(jī)構(gòu)及人員的調(diào)整，OA系統(tǒng)能提供充分的變更與擴(kuò)展能力，適用機(jī)構(gòu)及人員的調(diào)整。OA系統(tǒng)還具有圖形化工作流定義工具，系統(tǒng)管理員可在瀏覽器環(huán)境下任意調(diào)整或定義工作流程。系統(tǒng)具有靈活的信息發(fā)布系統(tǒng)，用戶可根據(jù)需要定制發(fā)布需要的新聞、通知。
8.易用性
系統(tǒng)的設(shè)計(jì)尤其重視用戶界面的友好性。簡潔大方、功能齊備、美觀實(shí)用、提示準(zhǔn)確。
9.健壯性
OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)該支持應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫等多重負(fù)載均衡能力，支持附件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器分離技術(shù)，從而支持?jǐn)?shù)萬用戶同時在線和同時操作的能力，不會因?yàn)橛脩魯?shù)的增長或者信息量的增長，而導(dǎo)致系統(tǒng)響應(yīng)能力下降。
如何分辨OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)劣？設(shè)計(jì)原則是一個重要的評判標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)秀的設(shè)計(jì)原則能讓OA辦公系統(tǒng)脫穎而出，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體的高性能、高可用、可擴(kuò)展，發(fā)揮出更強(qiáng)的協(xié)同辦公能力。而OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)的九大原則，基本上包括了OA辦公系統(tǒng)的性能指標(biāo)，給項(xiàng)目開發(fā)和用戶選型提供了有益的借鑒，對于中國OA辦公系統(tǒng)的整體水平也能起到提升作用。
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