如何利用“四管齊下”策略減少SaaS蔓延

作者：Yashvendra Singh 2023-08-09 10:55:23

云計(jì)算

SaaS

CIOAge 無論SaaS蔓延的原因是什么，解決這一挑戰(zhàn)對于優(yōu)化成本和提高組織內(nèi)的整體效率可謂至關(guān)重要。以下是避免SaaS蔓延的重要策略。

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SaaS在過去幾年中經(jīng)歷了爆炸式的增長，因?yàn)楣?yīng)商、思想領(lǐng)袖和CIO們都對這種模式所能帶來的更高效率、更低成本和更短實(shí)現(xiàn)時(shí)間表示歡迎。然而，在他們熱衷于兌現(xiàn)SaaS承諾的過程中，IT領(lǐng)導(dǎo)者往往失去了對整個(gè)企業(yè)技術(shù)堆棧的完全可視性，從而導(dǎo)致應(yīng)用程序未得到充分利用甚至根本未得到利用。

據(jù)分析公司Gartner稱，僅今年一年，企業(yè)將在IT軟件未使用的功能上超支7.5億美元。

印度艾哈邁達(dá)巴德管理學(xué)院(Indian Institute of Management - Ahmedabad)的信息系統(tǒng)和戰(zhàn)略教授Pankaj Setia博士表示，由于企業(yè)更加關(guān)注技術(shù)，而非數(shù)字業(yè)務(wù)能力，SaaS和附加組件的大量采用將是不可避免的。

Setia博士指出，“任何IT領(lǐng)導(dǎo)者都必須考慮開發(fā)數(shù)字能力，使企業(yè)變得更好。企業(yè)對業(yè)績感興趣。增強(qiáng)的性能通過這些功能體現(xiàn)出來。因此，CIO需要重新思考他們將如何構(gòu)建有價(jià)值的業(yè)務(wù)能力，而不僅僅是獲得擁有更多功能的技術(shù)，這是當(dāng)今CIO角色面臨的核心挑戰(zhàn)?！?/p>

企業(yè)軟件供應(yīng)商經(jīng)常強(qiáng)調(diào)額外功能的邊際成本(marginal cost)的急劇減少，以及這些模塊對結(jié)果的復(fù)合影響，以說服采購辦公室和采購團(tuán)隊(duì)購買捆綁產(chǎn)品的投資回報(bào)率，而不是稍后根據(jù)需要添加功能。

普華永道印度合伙人Sudhir Kesavan表示，“企業(yè)通常試圖通過民主化訪問、強(qiáng)制或鼓勵(lì)使用自學(xué)模塊來確保軟件被采用。有時(shí)候，他們還會(huì)通過儀表板來‘管理’目標(biāo)員工群體的使用頻率。雖然這些步驟確保了目標(biāo)員工使用軟件，但它們并不能確保企業(yè)為之付費(fèi)的完整功能集得到充分利用?！?/p>

無論SaaS蔓延的原因是什么，解決這一挑戰(zhàn)對于優(yōu)化成本和提高組織內(nèi)的整體效率可謂至關(guān)重要。以下是避免SaaS蔓延的重要策略。

嚴(yán)格的治理、定期審計(jì)和使用分析

IT領(lǐng)導(dǎo)者必須定期進(jìn)行軟件審計(jì)，以識(shí)別和評估整個(gè)企業(yè)中所有SaaS應(yīng)用程序的使用情況。

Hitachi Systems India IT高級副總裁Kamal Goel表示，“收集有關(guān)軟件采用、使用和用戶反饋的數(shù)據(jù)，以確定哪些工具真正為組織增加了價(jià)值，哪些工具未得到充分利用或冗余。這種分析將幫助組織做出明智的決定，以決定保留、降級或終止哪些訂閱?！?/p>

Goel之前所在的IT部門就對所有SaaS應(yīng)用程序進(jìn)行了全面的審計(jì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)多個(gè)團(tuán)隊(duì)都訂閱了同一個(gè)項(xiàng)目管理工具，但大多數(shù)只使用了它的一小部分功能。他指出，“通過切換到一個(gè)更集中、成本效益更高的項(xiàng)目管理工具，并停止使用舊的項(xiàng)目管理工具，組織可以在不影響生產(chǎn)力的情況下節(jié)省大量開支?！?/p>

通常，團(tuán)隊(duì)繼續(xù)依賴現(xiàn)有的系統(tǒng)和過程，而新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和智能的質(zhì)量會(huì)由此受到影響，導(dǎo)致其更高級的特性變得多余。

對此，Kesavan建議稱，“治理需要采取堅(jiān)定的立場，完全依賴新系統(tǒng)提供的信息和情報(bào)，即使這會(huì)導(dǎo)致糟糕的決策或延誤。當(dāng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)到他們的KPI將受到影響時(shí)，這種堅(jiān)定立場會(huì)觸發(fā)遵從性。”

將功能映射到用戶群體并了解真正的ROI

將功能映射到員工群體以及目標(biāo)員工群體中需求的頻率，可以幫助企業(yè)更好地進(jìn)行談判。

Kesavan稱，“基本功能總是被大多數(shù)人高頻使用，而另一方面，一些功能總是只被高級用戶或?qū)I(yè)群體在特定的基礎(chǔ)上使用。功能和用戶群的映射將幫助采購組織和采購部門有效協(xié)商合適的數(shù)量，同時(shí)還能協(xié)商合適的許可模式，例如按用戶、按計(jì)算或浮動(dòng)許可?！?/p>

集中式審批流程和系統(tǒng)退役

根據(jù)Jubilant Bhartia group首席數(shù)字和信息官R Anand Laxshmivarahan的說法，如果企業(yè)清楚自己需要什么業(yè)務(wù)功能，以及如何使用市場領(lǐng)先的市場標(biāo)準(zhǔn)SaaS應(yīng)用程序來實(shí)現(xiàn)這些功能，那就沒問題。當(dāng)其他業(yè)務(wù)利益相關(guān)者(而非IT部門)自己開始這樣做時(shí)，問題就出現(xiàn)了。因此，IT必須積極主動(dòng)地與業(yè)務(wù)合作，解決業(yè)務(wù)能力的數(shù)字化問題。

Kesavan對此表示贊同，并補(bǔ)充道，“數(shù)字運(yùn)營模式鼓勵(lì)授權(quán)聯(lián)盟，導(dǎo)致特定用例軟件甚至Excel宏的蔓延，從而抑制了新系統(tǒng)的使用，這不僅不可避免地?fù)p害了投資回報(bào)率，還損害了安全性和單一窗格的好處。為了確保采用新的SaaS軟件及其功能以及用戶培訓(xùn)等，CIO需要了解其用戶群的日常情況，然后制定正式的計(jì)劃，停止使用非標(biāo)準(zhǔn)軟件?！?/p>

為了搶占“影子”IT的先機(jī)，Goel建議企業(yè)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者為采用任何新的SaaS工具實(shí)現(xiàn)一個(gè)集中的審批流程。IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要求團(tuán)隊(duì)證明新工具的必要性，展示其價(jià)值，并解釋它如何補(bǔ)充現(xiàn)有的技術(shù)堆棧。這種方法確保每個(gè)SaaS訂閱都與組織的總體戰(zhàn)略保持一致，并防止可能導(dǎo)致SaaS蔓延的沖動(dòng)采用。

Goel之前所在公司的IT部門引入了正式的SaaS請求表單。任何想要采用新的SaaS工具的團(tuán)隊(duì)都必須填寫表格，包括關(guān)于工具的預(yù)期用途、預(yù)期收益和估計(jì)成本的詳細(xì)信息。然后，該請求經(jīng)歷了涉及關(guān)鍵涉眾、IT和財(cái)務(wù)的審查過程。該過程大大減少了不必要的訂閱，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)變得更加注意他們的軟件選擇。

Laxshmivarahan補(bǔ)充道，CIO們也可以采用旨在提供可見性的技術(shù)，例如云訪問安全代理(CASB)來阻止這種蔓延。

定期審查供應(yīng)商和合同

對于企業(yè)IT決策者來說，定期審查現(xiàn)有的SaaS供應(yīng)商和合同以確保它們?nèi)匀粷M足組織的需求，并與企業(yè)的目標(biāo)保持一致也是至關(guān)重要的。

Goel表示，“隨著業(yè)務(wù)需求的發(fā)展，某些應(yīng)用程序可能會(huì)過時(shí)或變得不那么相關(guān)。與供應(yīng)商協(xié)商更好的條款，或者考慮以更低成本提供類似功能的替代解決方案。例如，一個(gè)組織發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)間的推移，他們的電子郵件營銷軟件所提供的功能并沒有得到充分利用。他們沒有繼續(xù)使用當(dāng)前的供應(yīng)商，而是選擇了具有更定制功能集的不同平臺(tái)，從而節(jié)省了大量成本?！?/p>

現(xiàn)在有一些技術(shù)可以為IT領(lǐng)導(dǎo)者提供對企業(yè)SaaS環(huán)境的完全可見性。然而，技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者是否利用這些技術(shù)取決于他們的工作范圍。傳統(tǒng)的IT領(lǐng)導(dǎo)者只定義硬件和軟件環(huán)境，只關(guān)注管理IT環(huán)境，很少使用這種技術(shù)來減少SaaS蔓延。

Setia指出，“面對SaaS的不斷蔓延，聰明的領(lǐng)導(dǎo)者有可能已經(jīng)找到方法，通過利用未使用的功能，為企業(yè)創(chuàng)造有價(jià)值的機(jī)會(huì)，使自己脫穎而出。也就是說，CIO應(yīng)該以獨(dú)特的方式思考發(fā)展數(shù)字業(yè)務(wù)能力的方法，員工也可以被鼓勵(lì)思考創(chuàng)造性的方法以發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的東西?！?/p>
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