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數(shù)據(jù)庫的多個(gè)降序命令 管理數(shù)據(jù)更高效
隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用和使用越來越廣泛。管理和處理數(shù)據(jù)已經(jīng)成為許多組織和公司必須面對的重要問題。為了更高效地管理和使用數(shù)據(jù)，多個(gè)降序命令成為了數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員必須掌握的技能之一。
降序命令是指按照某一列中數(shù)值的大小進(jìn)行排序，將數(shù)值大的放在前面，數(shù)值小的放在后面的命令。在數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，以便更好地查看數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、組織數(shù)據(jù)。掌握降序命令能夠大大提高數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員的工作效率。
常見的降序命令有：ORDER BY DESC，ORDER BY 和GROUP BY。
1. ORDER BY DESC
ORDER BY DESC是指按降序?qū)x定的列進(jìn)行排序。這是降序命令中最常用的命令之一。要使用ORDER BY DESC命令，需要先選定一個(gè)或多個(gè)列。比如，我們有一個(gè)學(xué)生信息表，其中包括學(xué)生姓名、年齡和成績?nèi)齻€(gè)字段，現(xiàn)在需要按照成績從高到低進(jìn)行排序，那么使用ORDER BY DESC命令，語句如下：
SELECT * FROM student_info ORDER BY score DESC;
這條語句可以將學(xué)生信息按照成績從高到低進(jìn)行排序，并顯示結(jié)果。
2. ORDER BY
ORDER BY是指對選定的列按升序或降序進(jìn)行排序。如果不指定排序方式，ORDER BY默認(rèn)為升序。同樣以學(xué)生信息表為例，如果需要按照成績從小到大進(jìn)行排序，那么使用ORDER BY命令，語句如下：
SELECT * FROM student_info ORDER BY score;
這條語句可以將學(xué)生信息按照成績從小到大進(jìn)行排序，并顯示結(jié)果。
3. GROUP BY
GROUP BY是指按照一個(gè)或多個(gè)列對結(jié)果進(jìn)行分組，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總。這是在數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中經(jīng)常使用的命令之一。還是以學(xué)生信息表為例，如果需要按照年齡進(jìn)行分組，并統(tǒng)計(jì)每個(gè)年齡段的總?cè)藬?shù)和總成績，那么使用GROUP BY命令，語句如下：
SELECT age, COUNT(*), SUM(score) FROM student_info GROUP BY age;
這條語句可以按照年齡進(jìn)行分組，并統(tǒng)計(jì)每個(gè)年齡段的總?cè)藬?shù)和總成績，并顯示結(jié)果。
通過以上三個(gè)降序命令的使用，可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的高效管理。降序命令不僅可以提高開發(fā)人員的工作效率，而且可以更好地展示和分析數(shù)據(jù)。這對于公司決策、業(yè)務(wù)流程等方面都有著重要的意義。
在數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中，降序命令是非常重要的工具。掌握和靈活運(yùn)用這些命令可以提高數(shù)據(jù)處理和分析的效率，使得數(shù)據(jù)管理更加高效和便捷。作為數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員，學(xué)會(huì)使用多種降序命令也是必不可少的技能之一。
相關(guān)問題拓展閱讀：
- 怎么樣用升序降序給excel排名
怎么樣用升序降序給excel排名
選中數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”、“排序”，輸肆鍵入主要虛雹旁關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字等差橡，選擇升序或降序，最后確定就可以了。
在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時(shí)，我們可以利用其強(qiáng)大的排序功能，瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來全面體驗(yàn)一番Excel的排序功能。
一、快速排序
如果我們希望對員工資料按某列屬性(如“工齡”由長到短)進(jìn)行排列，可以這樣操作:選中“工齡”列任意一個(gè)單元格(如I3)，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可(參見圖1)。
小提示:①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進(jìn)行排序。②如果排序的對象是中文字符，則按“漢語拼音”順序排序。③如果排序的對象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。
二、多條件排序
如果我們需要按“學(xué)歷、工齡、職稱”對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框(圖2)，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、工齡、職稱”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。
三、按筆劃排序
對“姓名”進(jìn)行排序時(shí)，國人喜歡按“姓氏筆劃”來進(jìn)行:選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框(參見圖2)，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對話框(圖3)，選中其中的“筆劃排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。
小提示:如果需要按某行屬性對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，我們只要在上述“排序選項(xiàng)”對話框中選中“按行排序”選項(xiàng)即可。
四、自定義排序
當(dāng)我們對“職稱”列進(jìn)行排序時(shí)，無論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對于這個(gè)問題，我們可以通過自定義序列來進(jìn)行排序:
先把相應(yīng)的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域(如N2至N18)中(圖4);執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框(圖5)，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在“從單元格中導(dǎo)入序列”右側(cè)的方框散如褲中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標(biāo)選擇輸入)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，將相應(yīng)的序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確定返回。
小提示:序列導(dǎo)入后，原來N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。
選中“職稱”列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對話框(參見圖3)，按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述“導(dǎo)入”的序列，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。
五、用函數(shù)進(jìn)行排序
有時(shí)，我們對某些數(shù)值列(如“工齡、工資”等)進(jìn)行排序時(shí)，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次。對于這個(gè)問題，我們可以用函數(shù)來實(shí)現(xiàn)(以“工齡”為例):在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列(J列)，用于保存次序(圖6)，然沖簡后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)(這種狀態(tài)，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示出來(圖6)。
小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù)，如將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。
六、讓序號(hào)不參與排序
當(dāng)我們對數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序操作后，通常位于之一列的序號(hào)也被打亂了，如何不讓這個(gè)“序號(hào)”列參與排序呢?我們在“序號(hào)”列右側(cè)插入一個(gè)空白列(B列)，將“序號(hào)”列與數(shù)據(jù)表隔開。用上述方法對右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序時(shí)，“序號(hào)”列就不參與排序了。
小提示:插入的空列會(huì)影響表格的打印效果，我們可以將其隱藏起來:選中B列(即插入的空列)，右擊鼠標(biāo)，再選擇“隱藏”選項(xiàng)即可。
高效辦公Excel排序方法
排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值橡凳和名稱為例，介紹Excel 2023/XP的數(shù)據(jù)排序方法。
一、數(shù)值排序
1.RANK函數(shù)
RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。
例如E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。
2.COUNTIF函數(shù)
COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。
仍以上述為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， “>”&E2） 1”。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、 1和3。
此公式的計(jì)算過程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同
3.IF函數(shù)
Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒有空缺的排名。上例中E2、E3、 E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。 中:43:05
假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3 1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn)值排名。
二、文本排序
選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。
此法稍加變通即可用于“之一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。
三、自定義排序
如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之
間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。
使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項(xiàng)”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕?jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。
需要說明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序列類型
例如數(shù)據(jù)當(dāng)中有“局長”、“處長”、“科長”、“科員”并按當(dāng)前順序排序時(shí)，Excel的現(xiàn)有排序功能就無法直接實(shí)現(xiàn)了。這時(shí)我們可以使用自定義排序來實(shí)現(xiàn)。具體做法是：在“工具”菜單選擇“選項(xiàng)”，選擇“自定義序列”，點(diǎn)“添加”按鈕，在右邊輸入序列中按從小到大的順序輸入排序序列，或選中相應(yīng)單元格后點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕。這樣會(huì)在左邊的自定義序列加入你剛才輸入的序列，再在排序?qū)υ捒蜻x項(xiàng)中選擇自定義序列就能夠按相應(yīng)的順序排序了。
Excel數(shù)據(jù)排序很簡單四種方法
把成績錄入完后，使用“自動(dòng)求和”功能計(jì)算出每個(gè)人的總分，并單擊“數(shù)據(jù)” →排序，以“總分”為主“關(guān)鍵字”按“降序”排列。接著在H1單元格輸入“名次”二字(如圖1)。
一、 序列填充法
1.在H2單元格中輸入1，然后把鼠指針指向H2單元格的四框上單擊，讓H2單元格為選中狀態(tài)，或者單擊一下其它任意單元格，再返回來單擊H2單元格(不然接下來的填充→序列為灰色不可用)。
2.查出總共多少人。
3.單擊“編輯”→填充→序列(如圖2)，在打開的“序列”對話框中，“序列產(chǎn)生在”項(xiàng)選“列”；“類型”項(xiàng)選“等差序列”；步長值1；終止值輸入總?cè)藬?shù)12；最后單擊“確定”按鈕完成(如圖3)。
二、 托選填充法
1.左鍵拖選法:
在H2單元格中輸入1，H3單元格中輸入2，然后用鼠標(biāo)把H2和H3單元格拖選上(如圖4)，接著把鼠標(biāo)指針指向H3單元格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色實(shí)線加號(hào)時(shí)，按住左鍵向下拖動(dòng)到H13單元格后放手。
2.右鍵拖選法:
在H2單元格中輸入1，把鼠標(biāo)指針指向H2單元格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色實(shí)線加號(hào)時(shí)，按住右鍵向下拖動(dòng)到H13單元格后放手，這時(shí)屏幕上會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單(如圖5)，左鍵單擊“以序列方式填充”(也可以單擊“序列”項(xiàng)，再按照序列填充法完成)。
三、 函數(shù)判斷法
1.排位函數(shù)RANK():
在H2單元格輸入公式:=RANK(G2,G:G)，接著把鼠標(biāo)指針指向H2單元格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色實(shí)線加號(hào)時(shí)，按住左鍵向下拖動(dòng)將公式向下復(fù)制到H13單格后放手(如圖6)。
RANK函數(shù)是返回一個(gè)數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。數(shù)值的排位是與數(shù)據(jù)清單中其他數(shù)值的相對大小(如果數(shù)據(jù)清單已經(jīng)排過序了，則數(shù)值的排位就是它當(dāng)前的位置)。其語法為:RANK(number,ref,order)其中:number為需要找到排位的數(shù)，ref為包含一組數(shù)的數(shù)組或引用(ref中的非數(shù)值型數(shù)據(jù)將被忽略)，order為一指明排位方式的數(shù)，order為0或省略時(shí)按降序排位，order不為0時(shí)按升序排位。
這個(gè)公式中number是指G2單元格中的431分；ref指的是G列這些分?jǐn)?shù)；order省略沒有。也就是說公式的最終意思是按照降序計(jì)算G2單元格中的431分在G列這組分?jǐn)?shù)中所排的位置。
如果RANK 函數(shù)中ref 所引用的區(qū)域中有重復(fù)數(shù)，則函數(shù)返回相同的排位數(shù)，但重復(fù)數(shù)的存在將影響后續(xù)數(shù)值的排位。也就是說如果分?jǐn)?shù)相同名次相同，隨后的名次將空缺。如這里400出現(xiàn)兩次，其排位為4，而395分的排位為6(沒有排位為5的數(shù)值)。
2.條件函數(shù)IF():
在H2單元格直接輸入1，在H3單元格輸入公式: =IF(G3=G2,H2,H2 1) 接著把鼠標(biāo)指針指向H3單元格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色實(shí)線加號(hào)時(shí)，按住左鍵向下拖動(dòng)將公式向下復(fù)制到H13單格后放手(如圖7)。
IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果，因此`函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。可以使用函數(shù) IF 對數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測。它的語法為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。
其中Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。此參數(shù)可使用任何比較運(yùn)算符。Value_if_true顯示在logical_test 為 TRUE 時(shí)返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false 顯示在logical_test 為 FALSE 時(shí)返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。也就是說如果之一個(gè)參數(shù)logical_test返回的結(jié)果為真的話，則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)Value_if_false的結(jié)果。
IF函數(shù)可以嵌套七層，用 value_if_false 及 value_if_true 參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測條件。這個(gè)公式中l(wèi)ogical_test是G3=G2， value_if_true是H2，value_if_false是H2 1。意思是G3單元格中的分?jǐn)?shù)與G2單元格中的分?jǐn)?shù)是否相同，如果相同，則顯示H2單元格值，也就是我們填入的1，如果不同，則顯示H2 1，也就是2。
用這種方法排的名次不會(huì)出現(xiàn)空缺，相同分?jǐn)?shù)的排名仍然相同。
四、公式法
在H2單元格直接輸入1，在H3單元格輸入公式:=H2＋(G3
公式“=H2＋(G3
公式中“=”為賦值命令，其作用是將計(jì)算結(jié)果填在這個(gè)單元格內(nèi)，“H2”是我們先手工輸入的1；“＋”為加法運(yùn)算；(G3
這種直接使用公式法同使用IF函數(shù)一樣，名次不會(huì)出現(xiàn)空缺，相同分?jǐn)?shù)的排名仍然相同。
Excel 2023數(shù)據(jù)處理三則
一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色
在學(xué)生成績分析表中，如果想讓總分大于等于500分的分?jǐn)?shù)以藍(lán)色顯示，小于500分的分?jǐn)?shù)以紅色顯示。操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”，在彈出的“條件格式”對話框中，將之一個(gè)框中設(shè)為“單元格數(shù)值”、第二個(gè)框中設(shè)為“大于或等于”，然后在第三個(gè)框中輸入500，單擊按鈕，在“單元格格式”對話框中，將“字體”的顏色設(shè)置為藍(lán)色，然后再單擊按鈕，并以同樣方法設(shè)置小于500，字體設(shè)置為紅色，最后單擊按鈕。 這時(shí)候，只要你的總分大于或等于500分，就會(huì)以藍(lán)色數(shù)字顯示，否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學(xué)生成績按著學(xué)生的總分進(jìn)行從高到低排序，當(dāng)遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊按鈕。
三、控制數(shù)據(jù)類型
在輸入工作表的時(shí)候，需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù)，或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2023具有自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類型，當(dāng)然還要給這個(gè)類型加上一些特定的要求，如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等（如圖3所示）。另外你可以選擇“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，設(shè)置輸入類型出錯(cuò)后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息（如圖4所示）。如果不設(shè)置就會(huì)以默認(rèn)的方式打開警告窗口。怎么樣，現(xiàn)在處處有提示了吧，當(dāng)你輸入信息類型錯(cuò)誤或者不符合某些要求時(shí)就會(huì)警告了。
排序
通過排序，可以根據(jù)某特定列的內(nèi)容來重排數(shù)據(jù)清單中的行。例如，假設(shè)一包含銷售數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)清單有銷售員、單位數(shù)量和訂單日期等列。我們可以用“排序”命令按銷售員重排數(shù)據(jù)清單、從高到低組織單位數(shù)量或從早到晚排好訂單日期。
當(dāng)選擇“排序”命令后，Microsoft Excel 會(huì)利用該列和我們指定的排序次序，或利用自定義排序次序來重新排列行、列或單個(gè)的單元格。除非另有指定，否則Microsoft Excel 會(huì)根據(jù)我們選擇的“主要關(guān)鍵字”列的內(nèi)容以升序順序（更低到更高）對行作排序。當(dāng)對數(shù)據(jù)排序時(shí)， Microsoft Excel會(huì)遵循以下的原則：
如果我們由某一列來作排序，那么在該列上有完全相同項(xiàng)的行將保持它們的原始次序。
在排序列中有空白單元格的行會(huì)被放置在排序的數(shù)據(jù)清單的最后。
隱藏行不會(huì)被移動(dòng)，除非它們是分級(jí)顯示的一部分。
排序選項(xiàng)如選定的列、順序 （遞增或遞減）和方向（從上到下或從左到右）等，在最后一次排序后便會(huì)被保存下來，直到我們修改它們或修改選定區(qū)域或列標(biāo)記為止。
如果我們按一列以上作排序，主要列中有完全相同項(xiàng)的行會(huì)根據(jù)我們指定的第二列作排序。第二列中有完全相同項(xiàng)的行會(huì)根據(jù)我們指定的第三列作排序。
提示：排序操作不僅僅適用于數(shù)據(jù)庫，對于我們在工作表中的任意選定范圍，我們都可以執(zhí)行排序操作。
12.3.1 按列排序
按照某一選定列排序的操作步驟如下：
(1) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令，出現(xiàn)一個(gè)如圖12-6所示的對話框。
(3) 在“主要關(guān)鍵字”列表框中，選定重排數(shù)據(jù)清單的主要列，在本例中我們選定“地區(qū)”。選定“遞增”或“遞減”選項(xiàng)按鈕以指定該列值的排序次序，在本例中選定“遞增”。若要由一列以上來作排序，在“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”框中，選定您想用作排序的附加列。對于每一列再選定“遞增”或“遞減”選項(xiàng)按鈕。如果在數(shù)據(jù)清單中的之一行包含列標(biāo)記，在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”框中選定“有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕，以使該行排除在排序之外，或選定“沒有標(biāo)題行”使該行也被排序。
(4) 按下“確定”按鈕。我們就可以看到排序后的結(jié)果，如圖12-7所示。
注意：不管是用列或用行排序，當(dāng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的單元格引用到其他單元格內(nèi)作數(shù)據(jù)時(shí)，有可能因排序的關(guān)系，使公式的引用地址錯(cuò)誤, 從而使數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)不正確。
12.3.2 多列排序
雖然在Excel數(shù)據(jù)清單中可以包含最多25 列，但實(shí)際上“排序”命令一次只能按3列來排序。若要按4或更多列將數(shù)據(jù)清單排序，我們可以通過重復(fù)執(zhí)行排序命令來達(dá)到這一效果。
首先，按三個(gè)最不重要的列來排序，然后繼續(xù)按三個(gè)最重要的列來排序。例如，要按列 A、B、C、D 和 E 的順序來排序數(shù)據(jù)清單，則首先按列 C、D 和E 來排序，然后再按列 A 和 B 來排序。
在要想排序的數(shù)據(jù)清單中選定單元格或區(qū)域。選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令，出現(xiàn)排序?qū)υ捒?。在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”框中選定三個(gè)最不重要的列。對于選定的每一列指定排序次序。為適合我們的數(shù)據(jù)清單，可以選定“有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕，或選定“沒有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕。按下“確定”按鈕。按照數(shù)據(jù)的重要性，重新對數(shù)據(jù)排序，直到得到滿意的結(jié)果。
12.3.3 使用工具排序
對數(shù)據(jù)排序時(shí)，我們除了能夠使用“排序”命令外，還可以利用工具欄上的兩個(gè)排序按鈕“”和“”。其中A到Z代表遞增，Z到A代表遞減。
使用工具排序的步驟如下：
（1）選取要排序的范圍。
（2）在遞增或遞減按鈕上單擊，即可完成排序工作。
12.3.4 排序數(shù)據(jù)順序的恢復(fù)
若要使數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)，在經(jīng)過多次排序后，仍能恢復(fù)原來的排列的次序, 可以在數(shù)據(jù)庫內(nèi)加上一個(gè)空白列，并加入記錄編號(hào)，最后用此欄排序，就可使數(shù)據(jù)排列的次序恢復(fù)原狀。加入記錄號(hào)的操作步驟如下：
(1) 在數(shù)據(jù)庫中的最左邊增加一個(gè)空白列。在其之一個(gè)單元格中鍵入“序號(hào)”。在下方的單元格內(nèi)鍵入“1”，然后在“1”下方的單元格內(nèi)鍵入“2”。
(2) 選取存放1和2的單元格。將鼠標(biāo)移到單元格選擇框的右下角，使鼠標(biāo)指針便成“十”字型。
(3) 拖動(dòng)鼠標(biāo)到數(shù)據(jù)庫的最后一個(gè)記錄，然后放開鼠標(biāo)鍵，我們就會(huì)看到一個(gè)記錄序列，如圖12-8所示。
巧用excel為學(xué)生考試成績排名
見圖，表格中學(xué)號(hào)和姓名等是用計(jì)算機(jī)錄入并打印出來，老師只是手寫填上考試成績和排名，然后讓打字員錄入表格中。當(dāng)然我也看到或聽說過其他學(xué)校的學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)分?jǐn)?shù)排名表。它是對學(xué)生成績進(jìn)行升序或降序的排列表。這在office/9.sHTML’ target=’_blank’ class=’article’>Excel中是比較簡單的。這種排序表的好處是前幾名”優(yōu)生”和后幾名”差生”一目了然。真正起到了”鼓勵(lì)”和”鞭策”的作用。本人不擅長office，也不知道其他學(xué)校是否用計(jì)算機(jī)對圖中在不改動(dòng)學(xué)號(hào)順序和對應(yīng)姓名關(guān)系的前提下，完成”名次”項(xiàng)填寫。
筆者經(jīng)過反復(fù)摸索?？偨Y(jié)出自認(rèn)為是最簡單易行的方法，供讀者參考。
方法和步驟如下：
1． 錄入完分?jǐn)?shù)后，對學(xué)號(hào)、姓名和分?jǐn)?shù)進(jìn)行多個(gè)字段排序。方法是以分?jǐn)?shù)為主排序，鼠標(biāo)點(diǎn)擊之一個(gè)分?jǐn)?shù)按住向左下拖動(dòng)選定前三列后，點(diǎn)擊降序按鈕，排出了高分到低分的分?jǐn)?shù)排序。
2． 在名次列中從上到下輸入1……10，最簡單的方法是輸入1后右擊鼠標(biāo)按住向下拖動(dòng)至10，選定序列方式填充即可。
3． 以學(xué)號(hào)為主排序，即恢復(fù)原來的學(xué)號(hào)排序。鼠標(biāo)點(diǎn)擊學(xué)號(hào)列之一個(gè)（不是一號(hào)）按住向右下拖動(dòng)至名次列最后選定前四列后，點(diǎn)擊升序按鈕，還原學(xué)號(hào)排序。
這樣就完成了圖表中的之一次考試成績和名次的錄入。如果要完成以后幾次考試成績和名次的錄入工作，可把前次考試成績和名次兩列隱藏起來后，按上述方法錄入完后，取消隱藏即可。
設(shè)數(shù)據(jù)簡略如圖：
將公式
=RANK(B2,$B$2:$B$16,1)
粘貼到C2單元格，對準(zhǔn)右下角，臘友光標(biāo)成“+”輪談槐狀時(shí)雙擊，如圖：
D2單元格公式為：
=RANK(B2,$B$2:$B$16)
效果如侍行圖：
排名函數(shù)
RANK
的用法：
=RANK(排名的數(shù)據(jù)所在的單元格地址,參與排名的數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域地址,排名的方式)
注：
（1）排名的數(shù)據(jù)所在的單元格地址為相對引用，它可隨需要判斷的單元格地址的變化而變化。
（2）參與排名的數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域地址是固定不變的，需要使用絕對引用地址，即在單元格區(qū)域地址的列標(biāo)和行號(hào)前分別滑改滾添加$符號(hào)。
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